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Una funzione strutturata per una cultura «sostenibile» degli acquisti

Andrea Di Turi intervista Lucia Caso, Responsabile Ufficio Acquisti di Open Group

Lucia Caso Open Group Cooperativa SocialeDue anni fa, tre storiche cooperative del territorio bolognese decisero di fondersi. Nacque così Open Group cooperativa sociale, realtà che oggi occupa mezzo migliaio di lavoratori ed è attiva in una molteplicità di settori: dai servizi socio-educativi all’editoria e comunicazione, alle attività produttive volte all’inserimento lavorativo di persone svantaggiate. Lucia Caso è Responsabile Ufficio Acquisti di Open Group.

Come sono organizzati gli acquisti in Open Group?
Alla funzione acquisti è sempre stata data importanza già nel Centro Accoglienza la Rupe, da cui io provengo (è una delle tre cooperative che hanno dato origine a Open Group, ndr), sebbene lì fossi coinvolta anche in altre attività, ad esempio amministrative. Con la nascita di Open Group nel maggio 2014, poi, è stata istituita una funzione strutturata dedicata agli acquisti. Oggi mi occupo esclusivamente di acquisti, con un ruolo anche di coordinamento.
In particolare ho la responsabilità di determinare vantaggi competitivi in termini di ottimizzazione dei costi e dei processi di approvvigionamento. Sono fermamente convinta che la creazione di relazioni consolidate di partnership con i nostri fornitori sia un valore aggiunto per la nostra organizzazione, perché determina benefici reciproci non solo di natura economica ma anche di collaborazione, progettazione e innovazione.

Cosa ha comportato la nascita di una funzione dedicata?
Un passo importante è stata la creazione di una procedura degli acquisti ad hoc, che garantisse dei gradi di autonomia negli acquisti ma stabilisse anche dei criteri, in modo da favorire il controllo e quindi avere sempre il polso della situazione, dal punto di vista economico oltre che della qualità. Il valore dei nostri acquisti è di circa tre milioni di euro l’anno, ma non tutti sono centralizzati, anche perché siamo molto diffusi sul territorio e le categorie sono estremamente variegate, per cui la complessità è elevata. Per questo motivo abbiamo lavorato alla definizione di un’impostazione comune in base alle categorie di acquisto, dando indicazioni su come acquistare per ogni categoria. Quando poi l’acquisto diventa di una certa importanza, si fa riferimento alla funzione centrale: la sfida è stata trovare il punto di equilibrio tra l’esigenza di autonomia e la necessità di controllo. Ma è importante che la conoscenza delle procedure sia diffusa in tutta la struttura, per stimolare comportamenti che poi ci permettono di avere un potere contrattuale maggiore verso i fornitori.

Qual è il vostro approccio in materia di sostenibilità?
Il nostro orientamento è ottenere da ogni trattativa le migliori condizioni economiche e qualitative, tenendo però conto anche di altri fattori. Abbiamo infatti sviluppato un’attenzione a questioni etiche e di sostenibilità ambientale, cosa che è codificata nel mio stesso mansionario. Per cui l’acquisto deve rispondere anche a questi criteri nell’ottica di una maggiore attenzione alla sostenibilità ambientale.

Ci può fare qualche esempio concreto?
Penso all’energia elettrica, dove abbiamo individuato un fornitore che produce energia “verde”. O all’acquisto di materiali per la pulizia e l’igiene, la carta e la cancelleria, dove abbiamo introdotto prodotti ecologici.

Quanto è percepita fra le organizzazioni non profit l’importanza del ruolo della funzione acquisti?
È una cultura, che deriva da un processo. Va creata sia verso l’ “alto”, sia verso il “basso” delle organizzazioni. Nonostante la fusione da cui Open Group è nata sia molto recente, nella nostra organizzazione la sensibilità degli organi direttivi in questo senso c’è ed è crescente.

Come, invece, viene percepita negli interlocutori profit la maggiore attenzione agli acquisti da parte del non profit?
Abbiamo rapporti con tanti fornitori profit ed è molto difficile generalizzare, perché spesso dipende da caso a caso. A volte ho riscontrato una certa rigidità. Quando invece c’è una buona conoscenza reciproca, si riesce a lavorare bene anche se si tratta di realtà molto grandi. Anzi, c’è chi cerca di venirci incontro. A fare da ago della bilancia in questo senso è di solito la continuità del rapporto.

Intervista per Right Hub a cura di Andrea Di Turi