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Andrea Di Turi intervista Giulio Ricca, Responsabile Acquisti in Fondazione Telethon

Giulio Ricca Fondazione Telethon

Un team dedicato di una decina di persone e un volume d’affari che sfiora i 40 milioni di euro l’anno: sono alcuni dei numeri che descrivono la funzione acquisti (procurement) di Fondazione Telethon. Dal 2014 è guidata da Giulio Ricca: «Oggi il procurement – dice il responsabile Acquisti in Fondazione Telethon, arrivato al non profit dopo una lunga esperienza nel profit - è percepito come una funzione centrale».

Come si è sviluppata la funzione acquisti in Fondazione Telethon?
È presente praticamente dalla nascita di Telethon (1990, ndr). Negli anni l’evoluzione ha visto il passaggio da una gestione documentale cartacea a un sistema ad alto grado di informatizzazione, integrato con tutti gli altri processi aziendali, che ha dato un grosso impulso all’attività. Con un focus su dimensioni quali la tracciabilità e la verifica del flusso degli acquisti. C’è stata anche un’evoluzione strutturale, perché prima del 2014 c’erano due reparti, caratterizzati dalla differente tipologia di acquisti che gestivano e che contraddistinguono l’attività di Telethon: uno per gli acquisti per la ricerca, l’altro per gli acquisti per la struttura, cioè l’attività di raccolta fondi e il funzionamento dell’organizzazione. Nel 2014 è stato deciso di creare un unico ufficio acquisti che guido dalla costituzione.

Quante persone lavorano specificamente negli acquisti?
Nove persone: quattro per la ricerca, tre per la struttura, una per viaggi e trasferte. La dimensione del team è rilevante, se si pensa che le persone che lavorano in Fondazione Telethon tra la sede principale di Roma e quella di Milano sono circa 130, senza quindi considerare i due istituti interni di ricerca (a Milano l’Istituto San Raffaele Telethon per la terapia genica, Sr-Tiget, con 182 ricercatori e a Pozzuoli l’Istituto Telethon di genetica e medicina, Tigem, con 126 ricercatori ndr) e naturalmente la gestione dei ricercatori che vengono da noi finanziati. Ma è una dimensione giustificata dai numeri: dalla sua fondazione, Telethon ha investito in ricerca oltre 475 milioni di euro, ha finanziato oltre 2.600 progetti con quasi 1.600 ricercatori coinvolti e oltre 470 malattie studiate. Attualmente sono in corso 375 progetti, che vedono coinvolti 244 laboratori italiani, afferenti a 86 diversi istituti di ricerca. Inoltre, il volume d’affari complessivo annuale del procurement è stato quest’anno di 39,6 milioni di euro, di cui 24 milioni per la ricerca. Significa emettere oltre 10mila ordini di acquisto l’anno. L’ufficio viaggi e trasferte, poi, si occupa non solo dei dipendenti e dei ricercatori ma anche di eventi come la Maratona Telethon, la Partita del Cuore o la Convention per la Ricerca che organizziamo ogni due anni (la prossima si terrà il 13-15 marzo 2017, a Riva del Garda, ndr) e a cui partecipano circa mille ricercatori.

Quali sono le vostre tipologie di acquisti principali?
Si va da tutte i materiali, le attrezzature e i servizi necessari per l’attività di ricerca scientifica, sia degli istituti interni, sia dei ricercatori finanziari dalla Fondazione, agli approvvigionamenti legati al funzionamento dell’organizzazione. Fino alle attività, estremamente diversificate, in ambito raccolta fondi.

Anche in base allo sviluppo avviato dal 2014, il procurement è percepito all’interno come una funzione di valenza strategica?
Allora nel management vi è stato sicuramente il desiderio di sviluppare un servizio più centrato su una funzione considerata importante, come è stato fatto anche per altre funzioni. E oggi gli acquisti sono percepiti come determinanti per il raggiungimento degli obiettivi istituzionali. Inoltre, dal cliente interno la funzione è vista come una garanzia del rispetto dei principi fondanti dell’organizzazione. Lo vediamo anche dall’incremento del ricorso al procurement da parte delle altre funzioni, che avvertono l’importanza di essere supportate fin dai momenti iniziali del processo di acquisto.

E all’esterno?
Abbiamo lavorato coi fornitori alla creazione di relazioni fondate sulla totale trasparenza e improntate a una prospettiva di partnership: il fornitore sa sempre perché viene scelto o non viene scelto.
Dal vostro osservatorio privilegiato, quali sono oggi le sfide principali per diffondere nel mondo non profit la consapevolezza dell’importanza del procurement? Ritengo che la sfida principale sia l’integrazione tra procurement e raccolta fondi. Sono funzioni che possono lavorare in parallelo, mantenendo la rispettiva autonomia, per cogliere opportunità nuove. Trovando nuovi modi per contribuire al raggiungimento della mission.

A chi sta valutando l’opportunità di investire nella funzione acquisti, che consigli darebbe?
Un tema che spesso ricorre nel non profit è l’utilizzo di persone che hanno competenze anche importanti ma non specifiche negli acquisti. È un errore in cui si può facilmente incorrere, ma che può precludere opportunità importanti. Si deve anche evitare di legarsi a fornitori in regime quasi monopolistico, mentre è opportuno fare una continua verifica sul mercato. Fra le cose da fare: dotarsi di sistemi di contabilità analitica che consentano di comprendere correttamente il business, analizzare le forniture, definire buone procedure di acquisto.

Per chi ha competenze specifiche nel procurement, il non profit rappresenta oggi un’alternativa attraente?
Sicuramente è sfidante la possibilità di dare un contributo a una funzione troppe volte sottovalutata, sebbene intuitivamente strategica e in particolare per le organizzazioni non profit. Ritengo che nell’attuale situazione economica vi siano professionalità importanti che magari nel profit sono un po’ mortificate e che possono essere più facilmente attratte dal non profit, anche nelle organizzazioni più piccole. Dopo quasi tre anni di esperienza personale, posso dire che il non profit offre nel procurement interessanti spazi di sperimentazione. Con la possibilità inoltre di incidere in modo immediato sul raggiungimento di obiettivi importanti: nel nostro caso, ad esempio, è un grande stimolo sapere che ogni euro risparmiato, con sudore, può essere reinvestito nella ricerca.

Intervista per Right Hub a cura di Andrea Di Turi